Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miasta określa Regulamin organizacyjny, nadany przez burmistrza w drodze zarządzenia, natomiast organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników ustala Regulamin pracy. Zadaniem podstawowym Urzędu jest obsługa spraw publicznych miasta Krzanowice z zakresu zadań własnych gminy, zadań zleconych ustawami oraz przekazanych w drodze porozumień zawartych pomiędzy burmistrzem Krzanowic, a organami administracji samorządowej lub organami administracji rządowej.

Organizacja pracy Urzędu opiera się na zasadzie hierarchicznego służbowego podporządkowania, podziału kompetencji i obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie przydzielonych zadań.

Kierownik Urzędu Miejskiego, którym jest burmistrz, rozstrzyga wszystkie sprawy należące do jego kompetencji w formie zarządzeń, decyzji oraz innych aktów zawierających w szczególności opinie i stanowiska w określonych sprawach. Kierownik urzędu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Burmistrz może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy burmistrza lub sekretarzowi miasta.

Wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Miejskim, w jednostkach pomocniczych gminy oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych są pracownikami samorządowymi. Pracownicy samorządowi zatrudnieni są na podstawie:

• wyboru - burmistrz miasta,
• powołania - sekretarz, skarbnik, zastępcy burmistrza,
• umowy o pracę - pozostali pracownicy Urzędu Miasta i kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych.

Do podstawowych obowiązków i zadań pracowników Urzędu należy:

• dążenie do uzyskania w pracy jak najlepszych wyników i przejawianie troski o dobro mieszkańców,
• przestrzeganie ustalonego czasu pracy i wykorzystanie go w sposób efektywny,
• gruntowna znajomość zagadnień z zakresu czynności swojego stanowiska pracy,
• przestrzeganie zasad współżycia społecznego,
• terminowe i rzetelne wykonywanie pracy,
• przestrzeganie tajemnicy służbowej i państwowej oraz zasad ochrony danych osobowych,
• przestrzeganie regulaminu organizacyjnego, instrukcji i innych regulaminów oraz zarządzeń,
• dbałość o majątek urzędu, przestrzeganie przepisów p.poż. i bhp,
• wykonywanie poleceń przełożonego z zakresu przydzielonych czynności.

Do podstawowych zadań kierowników komórek organizacyjnych Urzędu należy:

• zorganizowanie pracy kierowanej przez siebie komórki i przydzielenie szczegółowych zakresów czynności pracownikom,
• nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych pracowników,
• dokonywanie oceny pracy pracowników i występowanie do bezpośredniego przełożonego z odpowiednimi wnioskami oraz współudział w doborze kadr,
• podejmowanie decyzji co do metody i trybu wykonywania pracy oraz prowadzenie wśród pracowników komórki szkoleń,
• informowanie przełożonego o stanie spraw w komórce organizacyjnej, przedstawianie spraw do jego decyzji i podpisu,
• dbałość o merytoryczną i formalną poprawność oraz zapewnienie legalności i celowości podejmowanych działań, dokumentów, wniosków i opinii,
• podejmowanie decyzji w zakresie udzielonego upoważnienia,
• kontrolowanie i analizowanie wykonywania budżetu w zakresie funkcjonowania komórki organizacyjnej, wraz z przygotowywaniem sprawozdań i wniosków,
• kontrola przestrzegania przepisów o tajemnicy służbowej i państwowej oraz zasad ochrony danych osobowych, a także przepisów bhp i p.poż.,
• wnioskowanie zmian organizacyjnych dotyczących funkcjonowania komórki organizacyjnej,
• gospodarowanie mieniem gminnym oraz sprawowanie nadzoru nad mieniem gminnym w jednostkach organizacyjnych, których statutowa działalność związana jest z zadaniami komórki organizacyjnej,
• nadzór nad jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizacji zadań statutowych, wykonywania budżetu, rzetelności w wykonywaniu uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń burmistrza Mikołowa,
• dbałość o zachowanie porządku i dyscypliny pracy, w tym realizację planu urlopów, zastępstwa pracowników, delegacje służbowe,
• rozpatrywanie skarg i wniosków,
• współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi.