Zakresy zadań referatu organizacyjnego

Referat zajmuje się prowadzeniem spraw związanych z bieżącą działalnością Urzędu, prowadzenia kadr pracowników Urzędu, prowadzenie obsługi Rady Miejskiej, prowadzenie całości spraw meldunkowych związanych z ewidencją ludności oraz prowadzeniem świetlic terapeutycznych.

Z zakresu bieżącej działalności Urzędu:

• Prowadzenie następujących rejestrów:
• zarządzeń Burmistrza,
• skarg i wniosków,
• uchwał Rady Miejskiej,
• wydawanych przez Burmistrza upoważnień i pełnomocnictw,
• gminnych jednostek organizacyjnych,
• instytucji kultury.
• Zabezpieczenia budynku i mienia Urzędu, utrzymanie porządku i czystości w obiektach,
• Opracowywanie okresowych analiz i informacji o sposobie załatwienia skarg i wniosków
• Przygotowywanie materiałów do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronach internetowych urzędu,
• Zabezpieczenie przestrzegania przepisów BHP i p.poż kontrola w tym zakresie w tym:
• Nadzór nad zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy pracowników Urzędu,
• Prowadzenie całości spraw związanych ze szkoleniem pracowników w zakresie BHP,
• Zapewnianie pracownikom odzieży ochronnej i środków ochrony indywidualnej oraz prowadzenie kart ich przydziału,
• Dokumentowanie wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze z i do pracy,
• Powiadamianie właściwego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy,
• Prowadzenie rejestru wypadków przy pracy.
• Zapisy punktu 5 nie obowiązują do pracowników gospodarczych podlegających pod referat przejść granicznych,
• Przydzielanie robót poszczególnym pracownikom gospodarczym (sprzątaczkom) oraz udzielanie wskazówek przy wykonaniu robót,
• Odbiór i ocena jakości wykonanych robót oraz egzekwowanie usunięcia zaistniałych wad i usterek,
• Stała kontrola dyscypliny na stanowiskach pracy pracowników urzędu.

Z zakresu spraw kadrowych Urzędu:

• Prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu.
• Prowadzenie gospodarki etatami i funduszem wynagrodzeń.
• Organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników.
• Organizowanie i koordynowanie praktyk studentów i uczniów.
• Wykonywanie kontroli prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich.
• Organizowanie udziału pracowników urzędu w szkoleniu, kształceniu, dokształcaniu i doskonaleniu zawodowym.
• Opracowywanie umów związanych z kształceniem się pracowników.
• Opracowywanie sprawozdawczości dotyczącej spraw kadrowych.
• Przygotowywanie i przekazywanie do ZUS wniosków o emeryturę, rentę wraz z załącznikami.
• Sporządzanie dokumentów związanych z wypadkami i odszkodowaniami dla pracowników.
• Prowadzenie rejestru pracowników aktualnie zatrudnionych, zwolnionych i emerytów.
• Zawiadomienie w formie pisemnej Wojskowej Komendy Uzupełnień o zatrudnieniu, jak również zwolnieniu pracownika posiadającego kartę mobilizacyjną.
• Przyjmowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie oświadczeń majątkowych oraz o prowadzeniu działalności gospodarczej przez pracowników lub ich współmałżonków.

Z zakresu obsługi rady:

• Obsługa kancelaryjno - biurowa Rady Miejskiej.
• Organizacyjne przygotowanie sesji Rady Miejskiej i posiedzeń Komisji Rady Miejskiej.
• Kompletowanie materiałów pod obrady sesji i komisji wg ustaleń Przewodniczącego Rady Miejskiej.
• Koordynowanie prac związanych z przygotowaniem, opracowaniem i terminowym przekazywaniem radnym materiałów na sesje i posiedzenie komisji.
• Sporządzanie dokumentacji z obrad Rady i posiedzeń Komisji.
• Prowadzenie zbioru uchwał Rady Miejskiej.
• Przekazywanie uchwał Rady Miejskiej do organów nadzoru i do publikacji.
• Prowadzenie rejestrów wymaganych instrukcją kancelaryjną w zakresie działania stanowiska pracy.
• Przekazywanie interpelacji i wniosków radnych oraz komisji do Burmistrza.
• Opracowywanie na potrzeby Rady oraz Przewodniczącego Rady informacji, sprawozdań dotyczących pracy Rady i jej organów.
• Prowadzenie ewidencji udziału radnych w posiedzeniach Rady i Komisji.
• Przygotowywanie projektów rocznych planów pracy Rady i Komisji.
• Przygotowywanie list wypłat dla radnych.
• Organizowanie dyżurów radnych.
• Organizowanie udziału radnych w seminariach, szkoleniach, kursach, konferencjach itp.
• Prowadzenie spraw związanych ze współpracą z innymi jednostkami samorządu terytorialnego.
• Prowadzenie dokumentacji jednostek pomocniczych Gminy.
• Udostępnianie dokumentacji Rady i Komisji Rady Miejskiej do wglądu mieszkańców zgodnie z uchwałami Rady i ustawą o dostępie do informacji publicznej.
• Prowadzenie spraw związanych ze wyborami ławników do Sądu Okręgowego i Rejonowego.
• Wykonywanie innych czynności wynikających z ustawy o samorządzie gminnym.
• Prowadzenie zbiorów Dziennika Urzędowego Województwa Śląskiego.

Z zakresu dowodów osobistych:

• Prowadzenie ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych w systemie informatycznym i w formie kartotek.
• Przyjmowanie i weryfikacja wniosków o wydanie dowodu osobistego z danymi zawartymi w lokalnej bazie danych.
• Wprowadzanie danych do systemu SOO, celem przesłania ich do Centrum Personalizacji Dokumentów w Warszawie.
• Wprowadzanie na nośnik magnetyczny danych do spersonalizowania dowodu osobistego w razie awarii systemu i dostarczanie ich do sieci PESEL-NET w Katowicach,
• Odbiór spersonalizowanych dokumentów wraz z protokołem (błędów lub nieufności) z komendy Powiatowej Policji.
• Aktualizowanie systemu SOO o nowo przyjęte i wydane dowody osobiste.
• Przekazywanie danych z ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych dotyczących wydanych dowodów osobistych organom prowadzącym ewidencję wydanych i utraconych dowodów osobistych.
• Przygotowywanie wykazów wydanych dowodów osobistych dla lokalnej bazy danych.

Z zakresu ewidencji ludności:

• Prowadzenie i aktualizowanie komputerowej bazy danych w zakresie ewidencji ludności (stały rejestr mieszkańców gminy ).
• Prowadzenie stałego rejestru wyborców,
• Prowadzenie i zakładanie indywidualnych kart osobowych mieszkańców.
• Prowadzenie kartoteki /skorowidza/ pobytu czasowego obywateli polskich i cudzoziemców.
• Nadawanie i upowszechnianie numerów ewidencyjnych i dokumentacji. Ewidencyjno-dowodowej w ramach tworzenia Centralnego Banku Danych /PESEL/.
• Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania, wymeldowania oraz ustalanie charakteru pobytu.
• Prowadzenie kartoteki ewidencyjno - adresowo - dowodowej.
• Kontrola osób prowadzących książki meldunkowe i wykazy osób podlegających zameldowaniu.
• Współdziałanie z CBA ,RCI, PESEL, USC , urzędami gmin, organami ścigania, organami ochrony granicy państwowej i władzami wojskowymi w sprawach wynikających z ruchu ludności.
• Powadzenie statystyki z ruchu migracyjnego ludności.
• Sporządzanie spisu wyborców do przeprowadzenia wyborów Prezydenta RP, Senatu, Sejmu, samorządu terytorialnego.
• Sporządzanie spisu wyborców do przeprowadzenia referendum ogólnokrajowego i lokalnego.
• Prowadzenie egzekucji administracyjnych o charakterze niepieniężnym w sprawach meldunkowych.
• Wydawanie zaświadczeń i poświadczeń meldunkowych w sprawach rentowych oraz związanych zatrudnieniem poza granicami RP i zaświadczeń z zakresu objętego przepisami o ewidencji ludności.
• Prowadzenie w ramach kompetencji organów gminy i we współpracy z właściwymi organami administracji rządowej spraw w zakresie ubiegania się osób pochodzenia polskiego o zgodę na osiedlenie się na terenie gminy.

Z zakresu prowadzenia profilaktyki przeciwalkoholowej:

• Nadzór i koordynacja działalności świetlic opiekuńczo - terapeutycznych (placówka wsparcia dziennego).
• Prowadzenie zajęć opiekuńczych z dziećmi zgłoszonymi na pobyt w świetlicy.
• Opieka i czuwanie nad bezpieczeństwem dzieci podczas ich pobytu w świetlicy.
• Prowadzenie dokumentacji świetlicy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Organizowanie różnych form pomocy dzieciom z rodzin patologicznych lub z innych powodów niewydolnych wychowawczo ( terapia, organizowanie pomocy materialnej, pomoc w rozwiązywaniu problemów wychowawczych itp.)
• Przedkładanie sprawozdań Burmistrzowi z działalności świetlic.
• Planowanie pracy dydaktyczno - opiekuńczej i wydatków na rzecz świetlicy w porozumieniu z Burmistrzem i komisja RPA.